Khi Nào Thì Xuất Hoá Đơn Điện Tử

– Thông tư 39/2014/TT-BTC – Thông tư 10/2014/TT-BTC – Nghị định 04/2014/NĐ-CP – Nghị định 51/2010/NĐ-CP – Thông tư 32/2011/TT-BTC – Quyết định 2660/QĐ-BTC năm 2016 – Quyết định 1209/QĐ-BTC năm 2015 – Quyết định 1445/QĐ-TCT năm 2015

Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Hóa đơn điện tử bao gồm 2 loại:

Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/07/2022

Từ ngày 19/10/2020 chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 59 Nghị định này nêu rõ:

“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”

Theo đó, pháp luật quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc là ngày 01/07/2022.

Hóa đơn điện tử gốc khác gì bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Khái niệm về hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử gốc: Là loại hóa đơn được tạo ra trong quá trình thực hiện các giao dịch mua bán và được lưu trữ dưới định dạng XML để mã hóa thông tin, tạo điều kiện cho việc chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử: Là phiên bản của hóa đơn điện tử được xuất ra dưới dạng PDF, HTML hoặc in ra giấy, giúp người sử dụng dễ dàng kiểm tra và tra cứu thông tin trên Hóa Đơn Điện Tử (HĐĐT).

Dưới đây là bảng so sánh điểm khác biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử mà bạn có thể tham khảo:

Điều chỉnh hóa đơn sai sót nhiều lần như thế nào?

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và đã xử lý theo hình thức điều chỉnh, sau đó lại phát hiện hóa đơn điều chỉnh tiếp tục có sai sót thì tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh cho đến khi đúng.

Theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn:

Điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh/thay thế theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Đồng thời, điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư này cũng quy định, đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Căn cứ vào những quy định trên, có thể thấy, việc lập hóa đơn điều chỉnh được thực hiện như sau:

- Người bán điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hóa đúng (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế).

Điều này đồng nghĩa với việc, không chỉ sửa chỉ tiêu sai mà còn phải điền lại chỉ tiêu đúng có liên quan.

- Trường hợp đã lập hóa đơn F1 điều chỉnh cho hóa đơn F0 bị sai nhưng F1 vẫn bị sai: Lập hóa đơn điều chỉnh F2,… Fn điều chỉnh cho F0 (dù F0 đã bị F1 điều chỉnh).      Theo đó, hóa đơn F1 đã được lập để điều chỉnh cho F0 nên F1 đã được kê vào kỳ điều chỉnh lần 1.

Hóa đơn F2 điều chỉnh cho F0 nhưng F0 đã bị điều chỉnh bằng F0 + F1 nên F2 sẽ kê khai lên và giá trị nghĩa vụ sau cùng = F0 + F1 + F2 + Fn…

Trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

– Về chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử:  trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ chứng từ khác thì Công ty lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

– Về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang: Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì Công ty thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:

Công ty được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xuất hoá đơn điện tử trên điện thoại

Một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn được không?

Hiện nay, hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” – đây là dòng chữ do phần mềm lập hóa đơn tự thiết lập theo thành phần dữ liệu áp dụng cho nghiệp vụ lập và gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Có thể hiểu, ứng dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định 01 hóa đơn điện tử điều chỉnh cho 01 hóa đơn điện tử đã lập, chưa có ứng dụng lập 01 hóa đơn để điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai sót.

Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn thực hiện chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế:

Đó là các DN, đơn vị sự nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử kể từ khi có mã số thuế và định kỳ kết chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế gồm: – DN được thành lập theo quy định pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao. – Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định pháp luật. – DN, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, gồm chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sờ chính cho kê khai, nộp thuế GTGT.

Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế:

Các DN, tổ chức sau sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế gồm: – DN mới thành lập (không bao gồm DN thuộc nhóm sử dụng hóa đơn thực hiện chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế) – Các DN, tổ chức đang mua hóa đơn của cơ quan thuế gồm: DN vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn; DN có rủi ro theo thông báo của cơ quan thuế và tổ chức, DN khác thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế trước 01/01/2018 phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế theo thông báo của cơ quan thuế.

Giai đoạn 2 (từ 01/01/2019): 30% các DN, tổ chức còn lại.

Giai đoạn 3 (từ 01/01/2020):80% các DN, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế.

(Theo Dự thảo Nghị định thay thế Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn)